El pasaporte ordinario español (y X). El Archivo

Del boletín "Emblema" de octubre tomamos este artículo de nuestro gran amigo y compañero el Comisario Pral. Félix Alvarez Saavedra.

La gestión de los pasaportes ha comprendido históricamente varios pasos: autorización, expedición, control y archivo. De esas cuatro tareas la Policía siempre ha estado a cargo de, como mínimo, una de ellas: el control. Y del control ya hemos hablado en nuestro artículo de Emblema del mes de agosto último, para señalar su ausencia en unas fechas muy concretas.

Solicitud de expedición de pasaporte 1895. Cuba

La expedición ha sido el leitmotiv de toda esta serie, habiendo dejado al margen lo relativo a la autorización y destinando este último capítulo a un apartado policialmente tan interesante como desconocido: el archivo de los pasaportes.

Las primeras tentativas de formar archivos que permitiesen controlar su expedición a civiles y comprobar su autenticidad la vemos en 1813, en normativa del gobierno de Cádiz:

“al expedirse el pasaporte, se extenderá y guardará en la Secretaría del Gobierno ó del Ayuntamiento un duplicado en con el mismo número, é igual en todo al principal, menos en las firmas del Gefe político y Secretario en los unos, y del Alcalde y Secretario en los otros, para que esta colección de pasaportes duplicados sirva de registro”.

Poco después, en 1818, se optaba por la confección de un libro registro de los mismos:

“se pondrá un libro en cada Capitanía general, Comandancia ó Gobierno, y se anotarán en él por números los pasaportes que se expidan con las circunstancias notadas en los artículos anteriores”.

Solicitud de expedición de pasaporte siglo XX, años 30

Más tarde, en 1822, se optaba porque “en la secretaría de las autoridades políticas, que den los pasaportes, deberá quedar copia literal de cada uno de ellos para que sirva de registro”.

En 1837 se vuelve al criterio de 1818 al decir que “en la oficina donde se espidan los pasaportes, se llevará un libro de rejistro [...]”.

Y así hasta llegar al siglo XX, cuando un primer paso en cuanto a la formación de un archivo nacional o conocimiento centralizado de los datos de expedición aparece en el Real Decreto 2 mayo 1922, al decir que “de toda anotación en el registro y del visado de los pasaportes deberá remitirse copia a la Dirección general de Orden público”.

Qué se debía anotar y recoger en estos archivos quedó reflejado de manera detallada en 1935, “número de registro, fecha de la expedición, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, pueblo de naturaleza y provincia, profesión, objeto del viaje, naciones para las que fué concedido, domicilio y observaciones”.

El pasaporte, que era un documento de expedición voluntaria, local y que precisaba autorización política tras la Guerra Civil (luego delegada en la Policía y controlada a nivel nacional e internacional), sufrió una serie de restricciones en su expedición por razones fundamentalmente políticas que dieron lugar a la existencia de archivos ajenos al Servicio y a la necesidad de consultar en estos archivos antes de autorizar la expedición del documento.

Anverso y reverso de solicitud de expedición de pasaporte siglo XX, años 50

Sin que en esos momentos todavía existiesen unos archivos centralizados que permitiesen a la Administración iniciar unos procedimientos tendentes a localizar con mayor facilidad los pasaportes expedidos y poder hacer consultas sobre los mismos. En normativa de 1942 (OG extraordinaria de 23 de febrero de ese año) se recogían de manera clara los criterios que el gobierno había impuesto no ya para la expedición de pasaportes en sí mismos, sino para el control de la población a través de las denegaciones o no de su expedición.

Diligencia apertura Libro-registro de pasaportes, 1977

 

Para facilitar el control de los expedidos, podemos citar el sistema establecido ese año:

“A partir del 1º de enero de 1942 todos los Negociados de Pasaportes y Extranjeros comenzarán nueva numeración a partir del número uno y a continuación de ésta, y separada por una raya vertical, anotarán las dos últimas cifras del año correspondiente[...] idéntica mutación harán en todos los primeros de enero de los años sucesivos”.

Este sistema, que no era nuevo, debía facilitar la localización de la fecha original de expedición de cada pasaporte en su archivo local, dado que el periodo de validez de los mismos era superior al año, aunque luego pudiese ser renovado a su caducidad un número de veces variable según la normativa del momento; y permitía identificar fácilmente el año de expedición del mismo, ya que al aparecer en la página primera de la libreta y en los sellos húmedos el nombre de la ciudad de expedición resultaba sencillo poder localizar en el libro correspondiente si el pasaporte había sido realmente expedido o no.

Años después, en 1958, se recordaba la obligación de llevar un libro-registro para los expedidos, otro para las renovaciones, y una ficha personal por cada uno de los expedidos; numerados con el número 1 a principios de cada año, etc. Esta normativa completaba la muy restrictiva y detallada de 1942 y que, entre otras cosas, incluía un procedimiento más completo para facilitar la localización de los datos de los pasaportes en los archivos en los que se encontrasen ante la, todavía, inexistente centralización de estos.

El sistema permaneció inalterado hasta que en 1971 se señalaba que el pasaporte debía incluir en su página 1 el “radical y número de la oficina expedidora”, lo cual sucede a partir del 15 de febrero de 1972. Este pequeño detalle supuso un primer paso hacia la modernización del control de expedición, sistema que con distintas variantes y un relativo perfeccionamiento en cuanto a llevanza y datos a incluir se mantuvo casi hasta la puesta en funcionamiento del pasaporte comunitario el 1 de enero de 1989.

Tanto las copias conservadas en los archivos como los números de registro asignados y listados en los libros-registro fueron prácticamente los dos únicos elementos de control que existieron hasta la informatización de los procesos de expedición y archivo.

Ficha alfabética Archivo local de pasaportes, 1985

Mientras, en los archivos correspondientes a las oficinas expedidoras se conservaban las solicitudes de pasaportes o de sus renovaciones, incluyendo fotografías actualizadas de los titulares. También a ellos debían ir copia de las comunicaciones, primero vía telegrama y luego teletipo que se hacían a la Dirección General de Seguridad, y desde donde se respondía con el sí o el no a la autorización de expedición del documento.

Ese proceso de modernización continuó con el paso dado en 1985, con la confección de los primeros pasaportes mediante “impresión mecánica” y culminó con la centralización de datos a nivel nacional a partir de la expedición del pasaporte comunitario en 1989, que supuso una medida adicional: la supresión de los libros-registro y de la gestión local de la expedición. Tan sólo la conservación, que no el archivo propiamente dicho, de las solicitudes de expedición de los pasaportes sirvió de tránsito hasta la total ausencia de conservación de cualquier soporte en papel relativo a la expedición.

Anverso y reverso de solicitud de expedición de pasaporte 1997 (autocopiativo)

Dicho lo anterior, no es hasta ese año de 1989 cuando se puede hablar de un archivo nacional (en este caso ya informatizado) de los pasaportes expedidos por Interior, y 2006 como la fecha a partir de la cual la información referida a los pasaportes ordinarios expedidos por Exteriores es compartida con Interior. Es decir, han debido transcurrir casi doscientos años para que se llegase a la centralización de los datos de los ciudadanos contenidos en los pasaportes en un solo archivo, ahora ya en formato digital.

Expediente virtual de expedición (2002)

Posteriormente, la implantación de nuevos criterios de la Organización de Aviación Civil Internacional (organismo que rige todo lo referente a características técnicas de los pasaportes a nivel mundial) y la unificación con la aplicación informática del DNI, denominada ADDNI-FIL, han sido dos hitos que han puesto al pasaporte español en el siglo XXI, convirtiéndolo en uno de los más seguros[1]. Este pasaporte incluye ya en el chip que incorpora información tanto biométrica como de filiación, que permite verificar su autenticidad sin necesidad de cotejar con archivos, aunque también lo permite.

Félix Alvarez Saavedra.

Notas:

[1] Criterios recogidos en la web www.passportindex.org.